Monatsabschluss optimieren
Viele Unternehmen haben Zahlen – aber keine belastbare Steuerungslogik. Monatsabschlüsse dauern, Durchlaufzeiten sind lang, Entscheidungen kommen verspätet an.
Wie wir Ihnen helfen
Vorher/Nachher – Durchlaufzeit, Fehlerquote und Kosten runter; Automatisierungsgrad rauf.
In 3 Phasen zum optimierten Monatsabschluss
Wir führen Sie in drei klaren und überschaubaren Phasen von der manuellen Buchhaltung zur hoch automatisierten Finanzabteilung.
1. Prozess-Analyse und Zieldefinition
Identifizierung Ihrer Engpässe und Festlegung von messbaren Zielen. Prüfung und Sicherstellung, dass alle geplanten Prozesse den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
2. Technologie-Implementierung und Automatisierung
Die technische Infrastruktur für die automatische Verarbeitung der Daten wird geschaffen. Pilotbetrieb und Feinjustierung: Testlauf mit definierten Prozessen.
3. Roll-out, Schulung und Performance-Controlling
Wir überwachen die KPIs (Days to Close, Stückkosten) nach der Umstellung und übergeben Ihnen ein stabiles, messbar effizientes System zur eigenständigen Weiterführung.
Ihre Vorteile eines optimierten Monatsabschlusses
Erhöhte Entscheidungsgeschwindigkeit (Time to Close)
Ihre Finanzberichte liegen nicht mehr Wochen, sondern nur noch Tage nach Monatsende vor. Dies ermöglicht eine proaktive Steuerung und schnelles Gegensteuern bei Abweichungen.
Präzisere Liquiditäts- und Budgetplanung
Dank tagesaktueller Verbuchung und schnellerer Reports haben Sie jederzeit den genauen Überblick über den Cashflow. Dies verbessert die Verhandlungen mit Banken und die kurzfristige Budgetierung.
Standardisierte und nachvollziehbare Prozesse
Dokumentierte, systemgestützte Workflows (Wer bucht, wer prüft, wer gibt frei) machen den Abschluss personenunabhängig und eliminieren zeitraubende Ad-hoc-Nacharbeit.
Garantierte Datenqualität und Revisionssicherheit
Automatisierte Prozesse minimieren menschliche Fehler und garantieren eine GoBD-konforme, lückenlose Verknüpfung von Beleg und Buchung. Dadurch sinkt Ihr Haftungsrisiko.
Entlastung von Mitarbeitern und Fokussierung auf Analyse
Ihre Mitarbeiter werden von repetitiver Datenerfassung entlastet. Die gewonnene Zeit kann für wertschöpfendes Controlling, Ursachenanalyse und strategische Aufgaben genutzt werden.
Reduzierung der Stückkosten pro Vorgang
Durch hohe Automatisierungsgrade (etwa durch Vorkontierung) sinken die internen Kosten für die Verwaltung und den Abschluss. Sie erreichen mit dem gleichen Personal mehr Volumen.
Wirtschaftlichen Hebel sichtbar machen
Kernmetriken im Pilot (Beispiele):
- Zeit bis Monatsabschluss (Ziel: X + 10 Werktage)
- Korrekturquote je Abschluss (– … %)
- Anteil automatisierter Buchungen (+ … %)
- Stückkosten je Vorgang (– … %) bzw. Mandate/Projekte pro FTE (+ … %)
Break-even je nach Nutzung der frei werdenden Zeit (Einsparung vs. Teil-/Vollnutzung)
Jetzt starten
Kostenfreies Erstgespräch (30 Minuten):
- Ziele klären
- 2–3 Maßnahmen mit Business Case priorisieren
- Pilot skizzieren (zwei Closing-Zyklen, klare Metriken).
Hinweis: Keine Rechtsberatung. Schnittstellen/Exporte werden projektbezogen dokumentiert..
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zum Optimieren des Monatsabschlusses
Die Hauptursachen für Verzögerungen sind manuelle, sequentielle Prozesse und mangelnde Datenkonsistenz. Dazu gehören das nachträgliche Sammeln physischer Belege, manuelle Kontenabstimmungen und Korrekturschleifen.
Die Optimierung erfolgt durch:
- Beleg-Automatisierung: Digitale und automatisierte Erfassung von Eingangsrechnungen und Kassendaten in Echtzeit.
- Gleitender Abschluss: Verlagerung von Routineaufgaben (z. B. Abgrenzungen, Abschreibungen) auf tägliche oder wöchentliche Intervalle statt auf das Monatsende.
- Standardisierung: Klare Verantwortlichkeiten und definierte, automatisierte Workflows.
Der wichtigste Vorteil ist die Steigerung der Entscheidungssicherheit durch Echtzeitdaten.
Ein schneller Abschluss ermöglicht Ihnen:
- Proaktives Handeln: Liquiditätsengpässe oder Abweichungen im Budget frühzeitig zu erkennen und sofort Maßnahmen zu ergreifen (statt Wochen später).
- Bessere Planung: Aktuelle Zahlen in die kurzfristige Budgetierung und Prognose (Forecasting) einfließen zu lassen.
- Optimale Steuerung: Die Performance von Projekten, Abteilungen oder Produkten zeitnah zu bewerten und anzupassen.
Die Qualität wird durch Automatisierung erhöht, nicht gesenkt, da manuelle Fehlerquellen eliminiert werden.
Qualitätssicherung erfolgt durch:
- Vier-Augen-Prinzip im Workflow: Digitale Freigabeprozesse (Workflow-Management) stellen sicher, dass alle Schritte vor der finalen Verbuchung geprüft werden.
- Systemgestützte Validierung: Die Software prüft automatisch die Einhaltung interner Kontrollsysteme (IKS) und GoBD-Regeln.
- Transparente Dokumentation: Jeder automatisierte Buchungsschritt ist revisionssicher und nachvollziehbar dokumentiert.
Die Hauptursachen für Verzögerungen sind manuelle, sequentielle Prozesse und mangelnde Datenkonsistenz. Dazu gehören das nachträgliche Sammeln physischer Belege, manuelle Kontenabstimmungen und Korrekturschleifen.
Die Optimierung erfolgt durch:
- Beleg-Automatisierung: Digitale und automatisierte Erfassung von Eingangsrechnungen und Kassendaten in Echtzeit.
- Gleitender Abschluss: Verlagerung von Routineaufgaben (z. B. Abgrenzungen, Abschreibungen) auf tägliche oder wöchentliche Intervalle statt auf das Monatsende.
- Standardisierung: Klare Verantwortlichkeiten und definierte, automatisierte Workflows.
Der wichtigste Vorteil ist die Steigerung der Entscheidungssicherheit durch Echtzeitdaten.
Ein schneller Abschluss ermöglicht Ihnen:
- Proaktives Handeln: Liquiditätsengpässe oder Abweichungen im Budget frühzeitig zu erkennen und sofort Maßnahmen zu ergreifen (statt Wochen später).
- Bessere Planung: Aktuelle Zahlen in die kurzfristige Budgetierung und Prognose (Forecasting) einfließen zu lassen.
- Optimale Steuerung: Die Performance von Projekten, Abteilungen oder Produkten zeitnah zu bewerten und anzupassen.
Die Qualität wird durch Automatisierung erhöht, nicht gesenkt, da manuelle Fehlerquellen eliminiert werden.
Qualitätssicherung erfolgt durch:
- Vier-Augen-Prinzip im Workflow: Digitale Freigabeprozesse (Workflow-Management) stellen sicher, dass alle Schritte vor der finalen Verbuchung geprüft werden.
- Systemgestützte Validierung: Die Software prüft automatisch die Einhaltung interner Kontrollsysteme (IKS) und GoBD-Regeln.
- Transparente Dokumentation: Jeder automatisierte Buchungsschritt ist revisionssicher und nachvollziehbar dokumentiert.
Die wichtigste Kennzahl ist die "Time to Close" oder "Days to Close" (DTC).
Diese Kennzahl misst die Anzahl der Werktage nach Monatsende, die benötigt werden, um alle Abschlusstätigkeiten abzuschließen und die finalen Finanzberichte zu erstellen.
Ziel: Die DTC sollte von Branchen-Durchschnitten (oft 10-15 Tage) auf idealerweise unter 5 Werktage reduziert werden.
In den meisten Fällen nein. Die Optimierung erfolgt häufig durch die Integration spezialisierter Lösungen.
Moderne Finanzautomatisierungstools sind so konzipiert, dass sie nahtlos über Schnittstellen (APIs) mit den gängigen ERP- und Buchhaltungssystemen (wie DATEV, SAP, sevdesk, Sage) zusammenarbeiten. Die Optimierungs-Software übernimmt die Vorarbeit (Belegverarbeitung, Vorkontierung) und übergibt die fertigen, geprüften Datensätze zur finalen Verbuchung.
