AutomatisierteBuchhaltung
– Schluss mit manuellen Prozessen
Möchten Sie Ihre Finanzabteilung entlasten und Kosten senken? Wir helfen mittelständischen Unternehmen in Südbaden dabei, die Buchhaltung zu automatisieren, von der beleghaften Erfassung bis zur fertigen Finanzbuchhaltung.
Wie wir Ihnen helfen
Vorgehen in drei Schritten
1. Analyse & Strategie
Wir analysieren, wo die größten Engpässe in Ihrer Finanzabteilung liegen (Eingangsrechnungen, Reisekosten, Bankabstimmung). Erstellung einer schrittweisen Strategie zur Prozessdigitalisierung Finanzen, abgestimmt auf Ihre Unternehmensgröße und IT-Systeme.
2. Technologie & Implementierung
Einführung von OCR-Technologie und Workflow-Management zur automatischen Erfassung und Vorkontierung von Rechnungen. Sicherstellung des automatisierten Datenaustauschs zwischen ERP, DMS und FIBU-Systemen. Etablierung einer digitalisierten Finanzabteilung inklusive automatisierter Genehmigungsprozesse.
3. Roll-out & Verstetigung
Schulung Ihrer Teams für die neue automatisierte Buchhaltung und Überwachung der neuen Prozesse, um die Effizienzsteigerung und Kostenreduktion zu gewährleisten.
Vorher/Nachher – Durchlaufzeit, Fehlerquote und Kosten runter; Automatisierungsgrad rauf.
Echtzeit-Transparenz der Liquidität
Tagesaktuelle Kennzahlen und Live-Dashboards ersetzen veraltete Monatsberichte und ermöglichen eine proaktive Unternehmenssteuerung.
Minimierte Fehler und erhöhte Datengenauigkeit
Intelligente Belegerkennung (OCR/KI) eliminiert manuelle Eingabefehler, reduziert Doppelbuchungen und sorgt für eine hohe Datenqualität.
Fokus auf wertschöpfende Kernaufgaben
Ihre Mitarbeiter werden von stupiden Routineaufgaben (Datenerfassung, Ablage) entlastet und können sich auf Controlling, Analyse und strategische Aufgaben konzentrieren.
Revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung
Digitale, manipulationssichere Speicherung von Belegen und Buchungsdaten, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Direkte Kosten- und Zeiteinsparung
Reduzierung des Arbeitsaufwands um bis zu 40 % bis 70 % in der Verwaltung (Source 2.3, 3.1) durch automatische Belegzuordnung und Verbuchung.
Ortsunabhängiger und zentraler Datenzugriff
Alle relevanten Belege und Finanzinformationen sind digital in der Cloud jederzeit und von überall abrufbar.
Wirtschaftlichen Hebel durch automatisierte Buchhaltung sichtbar machen
Kernmetriken im Pilot (Beispiele):
- Zeit bis Monatsabschluss (Ziel: X + 10 Werktage)
- Korrekturquote je Abschluss (– … %)
- Anteil automatisierter Buchungen (+ … %)
- Stückkosten je Vorgang (– … %) bzw. Mandate/Projekte pro FTE (+ … %)
Break-even je nach Nutzung der frei werdenden Zeit (Einsparung vs. Teil-/Vollnutzung)
Jetzt starten
Kostenfreies Erstgespräch (30 Minuten):
- Ziele klären
- 2–3 Maßnahmen mit Business Case priorisieren
- Pilot skizzieren (zwei Closing-Zyklen, klare Metriken).
Hinweis: Keine Rechtsberatung. Schnittstellen/Exporte werden projektbezogen dokumentiert..
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Automatisierung der Buchhaltung
Die automatisierte Buchhaltung geht weit über die reine Digitalisierung (z. B. das Scannen von Belegen) hinaus.
- Digitale Buchhaltung bedeutet, dass Belege elektronisch vorliegen (z. B. als PDF) und im System gespeichert werden. Die meisten Schritte – wie Datenerfassung, Vorkontierung und Verbuchung – erfolgen jedoch noch manuell durch den Sachbearbeiter.
- Automatisierte Buchhaltung nutzt Künstliche Intelligenz (KI) und Robotic Process Automation (RPA), um diese wiederkehrenden, regelbasierten Aufgaben selbstständig zu erledigen.
Konkret bedeutet das: Die Software erfasst Rechnungsdaten, schlägt das korrekte Sachkonto vor, gleicht die Zahlung automatisch mit dem Bankkonto ab und verbucht den Vorgang – alles ohne oder mit minimaler menschlicher Intervention. Das Ergebnis sind die verbesserten KPIs wie in unserer Berechnung dargestellt.
Ja, eine moderne automatisierte Buchhaltungslösung für den Mittelstand muss zwingend die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erfüllen.
Die Automatisierung gewährleistet sogar eine höhere Revisionssicherheit, da:
- Belege unveränderbar und lückenlos archiviert werden.
- Jeder Buchungssatz automatisch mit dem digitalen Beleg verknüpft wird.
- Eine zeitnahe Erfassung (täglich oder innerhalb weniger Tage) sichergestellt ist – eine zentrale GoBD-Anforderung.
Die Automatisierung rechnet sich in der Regel schon für kleine mittelständische Unternehmen (KMU) mit einem moderaten Belegvolumen (oft bereits ab 50-100 Belegen/Monat).
Der Break-even wird schnell erreicht, da:
- Die Stückkosten pro Vorgang drastisch sinken, wenn manuelle Erfassung und Archivierung entfallen (bis zu 70 % Zeitersparnis bei der Belegverarbeitung).
- Die freigewordene Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter für wertschöpfendere Tätigkeiten wie Controlling oder Vertrieb genutzt werden kann (Opportunitätskosten).
- Sie von einer verbesserten Liquiditätsplanung durch Echtzeitdaten profitieren.
Ihre Mitarbeiter werden nicht ersetzt, sondern aufgewertet. Die Software übernimmt in erster Linie die repetitiven Routineaufgaben (Dateneingabe, Scannen, Vorkontierung).
Die Rolle der Mitarbeiter verschiebt sich hin zu:
- Prozess-Controlling: Überwachung und Steuerung der automatisierten Workflows.
- Analyse: Interpretation der Echtzeit-Finanzdaten (KPIs) für die Geschäftsführung.
- Strategische Beratung: Ableitung von Empfehlungen für Einkauf, Vertrieb und Liquidität.
Einer der größten Vorteile der Automatisierung ist die Bereitstellung von Finanzkennzahlen nahezu in Echtzeit.
Im Gegensatz zur manuellen Buchhaltung, bei der Monatsabschlüsse oft erst Wochen später vorliegen, können Sie mit einer automatisierten Lösung:
- Tagesaktuelle Dashboards abrufen.
- Den Liquiditätsstatus jederzeit einsehen.
- Aktuelle Korrekturquoten und Stückkosten als Basis für sofortige Geschäftsentscheidungen nutzen.
